31.03.2020 /

Come sopravvivere ai virtual meetings

di Alessandro Scali | Creative Director, Tembo

In qualità di professionisti del mondo della comunicazione, è quasi certo che molti di noi siano alle prese con una nuova sfida: le call e le presentazioni/riunioni virtuali in una realtà COVID-19.
Basta qualche esperienza per rendersi conto che ci si trova in un contesto completamente diverso rispetto alla connessione personale che si crea nel corso di una riunione in cui i partecipanti si confrontano faccia a faccia. In un meeting virtuale, infatti, non esiste alcun pubblico presente di persona, e bisogna essere in grado di adeguarsi a un formato con il quale potremmo non essere del tutto a nostro agio.

Qui di seguito, quindi, proverò a fornirvi una serie di consigli per sviluppare una connessione personale con i vostri interlocutori.

 

Rendere la riunione virtuale personale


Le call o le riunioni virtuali possono sembrare piuttosto impersonali a causa della distanza fisica e psicologica. Per dare un tocco di personalità a un incontro virtuale la creatività e l’empatia sono senza dubbio di aiuto. Se ci si trova a che fare con persone non avvezze agli incontri virtuali, una buona prassi è quella di presentarsi qualche minuti prima della riunione ufficiale, facendo precedere l’incontro da un saluto e da un discorso informale e amichevole che possa scaldare l’atmosfera e creare connessione personale. È anche buona norma chiedere ai nuovi partecipanti se si sentono a loro agio con la modalità video.

Altro elemento fondamentale è quello di provare a immaginare le reazioni delle persone con cui si sta interagendo, dal momento che non si possono necessariamente vedere tutte le reazioni come se si fosse faccia a faccia di persona. Ad esempio, quando si guarda nella telecamera nella parte superiore dello schermo, è preferibile sfoggiare un sorriso aperto e amichevole e mantenere un tono caldo e coinvolgente. Ad alcuni potrà sembrare di recitare una parte: in realtà questi espedienti hanno l'obiettivo di creare un clima caldo e confortevole, e fanno - se così si può dire - parte del gioco e della buona riuscita della comunicazione. 

Inoltre, qualora si conoscano, è sempre preferibile rivolgersi agli interlocutori chiamandoli per nome e invitarli a prendere la parola e a partecipare.
 

Trasmettere calore e presenza


Siamo tutti abituati a guardare lo schermo in modo passivo, per esempio quando guardiamo la TV, un video o un webinar. Ma quando si partecipa a un meeting virtuale, bisogna presentarsi e mostrarsi come persone attive e impegnate, in un contesto che non si presta necessariamente a questo tipo di attività.

Ci sono diversi piccoli espedienti per creare un’atmosfera calda e coinvolgente. In primo luogo, è di fondamentale importanza stabilire un contatto visivo. Non sempre ce lo ricordiamo, ma è importante guardare direttamente nella telecamera - e non negli occhi del nostri interlocutori virtuali - il più spesso possibile.
Inoltre, può essere opportuno che l'immagine e l’angolazione della fotocamera sul nostro viso siano a un livello confortevole per farti vedere dagli altri. Cosa significa a livello pratico? Che spesso, senza rendercene conto, appoggiamo il portatile sulla scrivania e incliniamo lo schermo del portatile in modo eccessivo, e finiamo col mostrare agli interlocutori le nostre narici, invece di un bel primo piano ad altezza occhi.

Così come è necessario fare attenzione a come ci presentiamo e a come ci mostriamo, altrettanta cura va posta nell’attenzione al contesto in cui siamo inseriti. Ci possono essere delle circostanze meno formali dove può essere appropriato puntare la nostra telecamera sul nostro cane che sta dormendo sul tappeto, che può rivelarsi un ottimo sistema per creare calore e connessione; altre circostanze, invece, richiedono un approccio più formale e professionale, che richiede un mood più serio ma non per questo meno empatico. Per esempio, per rompere il ghiaccio si può raccontare una storia personale, o chiedere da dove provengano i partecipanti, nel caso sia la prima che ci si incontra online.

 

Rendere la presentazione interattiva


La maggior parte degli strumenti oggi a disposizione per i virtual meetings mette a disposizione una chat scritta: ecco, sfruttare questo canale rende sicuramente la presentazione ancora più dinamica e interattiva. Nel corso del meeting si possono inviare link di esempio, oppure si possono invitare i partecipanti a commentare o fare domande mentre si presenta. O ancora, si può condividere lo schermo e far vedere in diretta a tutti un file, una foto, un video o qualsiasi altra cosa sia sullo schermo dei nostri computer.

In conclusione
Non c’è dubbio che le presentazioni/riunioni virtuali portino molti di noi fuori dalla propria comfort zone; non tutti siamo abituati a parlare e presentare ‘da remoto’, e prendere confidenza con questa nuova modalità non è né semplice né immediato. È però importante riconoscere che, sebbene questa forma di comunicazione sia sfidante per diversi aspetti, presenta anche dei vantaggi. Forse il più rilevante è che ci consente di rimanere in contatto e impegnati in quello che è un momento difficile per tutti.

 

Credits
©2010 PHOTO MAURIZIO CATTELAN ET PIERPAOLO FERRARI, FOURNIE PAR CHROMATIC