29.10.2020 /

Come districarsi tra le richieste: piccolo prontuario per sopravvivere

di Elisa Porporato | Partner & Account Executive, Tembo

 

Mio padre una volta mi disse "fai attenzione a dare la giusta importanza alle cose: dai priorità a quelle necessarie, valuta bene quelle urgenti, fai attenzione a quelle 'urgentissime' ".

All'inizio può suonare strano, ma dietro si nasconde una regola che trovo preziosa nel lavoro.

Le attività "necessarie" sono quelle continuative, che danno stabilità e ti permettono di crescere: sono programmate, coerenti e costanti.

Quelle "urgenti" sono quegli imprevisti in cui è necessario avere la capacità di reinventarsi, fare degli sprint e per le quali bisogna correre. Anche se con il fiato corto, sono quelle che ti aiutano a dare prova di prontezza di spirito e capacità di adeguamento. 

Nella categoria delle urgentissime, le richieste "per ieri", rientrano invece quelle più pericolose, quelle nate senza un programma, probabilmente poco ragionate, che nella maggior parte dei casi cambiano direzione e focus esattamente nella stessa modalità in cui sono arrivate: senza preavviso. Rischiano di punto in bianco di perdere l'importanza che sembravano avere inizialmente, venendo abbandonate per strada, o comunque di portare a risultati scadenti.

È proprio in un periodo come questo, dove tutti gli schemi e i rapporti professionali sono cambiati, che bisogna fare particolarmente attenzione a dare la giusta importanza alle lavorazioni. 

Le prime si gestiscono con programmazione, rispetto delle scadenze e attenzione ai dettagli: a meno di imprevisti incalcolabili, sono quelle che permettono di raggiungere risultati migliori.

Quelle "urgentissime" si devono invece valutare con estrema attenzione, confrontandosi continuativamente con il committente e ponendo anche più domande del dovuto, per riuscire ad individuare con anticipo eventuali criticità. 

In questo periodo di grandi cambiamenti, sono però le lavorazioni urgenti ad averla fatta da padrone, perchè molti clienti hanno avuto la necessità di reinventarsi: a loro vanno i nostri complimenti e auguri, felici di aver contribuito, insieme come un unico team, a portare a casa il risultato in una corsa contro il tempo.

È infatti nei momenti difficili che si testa la squadra e si costruiscono rapporti ancora più consolidati.

Ma, sommersi di richieste, è importante riuscire a tenere la mente salda e lo sguardo sul risultato, senza perdere di vista le attività più importanti.

Per questo, ecco un piccolo prontuario con le azioni base per non perdersi per strada:

  • tieni traccia delle richieste, raggruppate per cliente, in un unico punto
  • dai un ordine di priorità alle attività, valutando attentamente durata della lavorazione, impegno richiesto e data di consegna
  • fai allineamenti costanti con il team: a distanza, è fondamentale essere aggiornati sullo stato di avanzamento delle lavorazioni e sul calendario attività; tutte, anche quelle che non ti competono direttamente, per conoscere il carico delle risorse
  • le attività più brevi e rapide possono essere inserite tra una lavorazione e un'altra, ma per evitare di interrompere continuativamente una lavorazione più lunga, dedica degli orari a risolvere in sequenza tutta una serie di piccole richieste
  • sii sicuro su cosa ti viene richiesto: se hai anche un minimo dubbio, verifica con la persona che ti ha chiesto la lavorazione, così da evitare di dover rifare un lavoro più volte, facendo perdere tempo a entrambi
  • cerca di migliorare: non fare ciecamente quello che ti viene richiesto, ma cerca di comprendere appieno l'obiettivo e il messaggio che si vuole trasmettere: quindi proponi quella che ritieni possa essere il modo migliore per risolvere il problema di comunicazione.

In ultimo: anche se sotto stress, non perdere mai la pazienza.